Es posible que muchas personas se pregunten qué sentido tienen el protocolo de empresa, un término que suena antiguo y desfasado, en las empresas modernas y en las formas de trabajo actuales. Sin embargo, todos aquellos que vivimos en sociedad necesitamos una serie de normas que nos ayuden a empatizar y que equilibren las relaciones humanas, sean del tipo que sean.
Dentro del ecosistema empresarial, el protocolo ocupa un lugar muy importante, tanto en lo que respecta a la rutina, como en los eventos extraordinarios. Tanto en aquellos eventos en los que intervienen figuras institucionales, como en los propios de la organización, de carácter interno. Sin embargo, la mayor parte de las veces pasa desapercibido.
El peso y la tradición que tienen el protocolo oficial, las normas sociales o la hostelería, en la mente de todos, no lo tiene el protocolo empresarial, pero es igual de esencial en cuanto a orden y rentabilidad de los actos y de la vida cotidiana empresarial. De hecho debe ser elemento imprescindible en el esquema de estrategias comunicativas de todas las compañías.
¿Por qué es importante el protocolo?
El protocolo nos ayuda a organizarnos mejor, a rentabilizar el tiempo que invertimos en los actos, a planificar mejor y a establecer procesos más dinámicos y precisos. El método y la costumbre de establecer un orden de jerarquías es importante para el buen funcionamiento y la fluidez del quehacer empresarial. Además, actúa como instrumento de mejora de la economía dentro de las diversas actividades cotidianas de las compañías, redundando en la imagen corporativa y el posicionamiento en el mercado, cuidando los detalles en las relaciones, tanto humanas como corporativas…
Es por esto que podemos calificar el protocolo de empresa como una herramienta que ayuda a la misma a integrarse dentro de un entorno de forma simple y natural, convirtiéndose así en una herramienta de gestión más de la identidad corporativa, tanto a nivel organizativo como de comunicación:
- Aporta identidad corporativa: marcando líneas características y propias, implementando los aspectos más positivos de la empresa
- Ayuda a relacionarnos de forma adecuada, con clientes, compañeros, en eventos puntuales, en circunstancias especiales,…
- Nos ayuda a poner el acento de todas nuestras acciones en el público objetivo, acostumbrándonos a obrar de acuerdo con lo que esperan ver de nosotros, en correspondencia con la imagen más amable de nuestra empresa.
- Nos ayuda a marcar la diferencia tanto en los detalles como en la calidad. Esto lo hace aportando estilo propio, en la comunicación interna y externa.
En el panorama empresarial actual es claro que pequeñas, grandes y medianas empresas, luchan diariamente por diferenciarse y adquirir los rasgos y características necesarios. Estos elementos diferenciadores les permitirán tener una imagen positiva en la mente de sus públicos. Esto hará más aceptables sus mensajes comerciales y sus productos a la hora de lanzarlos al mercado y competir con los productos de otras compañías.
El objetivo y reto principal es que el mensaje llegue a su destino, minimizando los posibles desvíos y desajustes en el mismo.
En un mundo en creciente competitividad, se hace primordial el uso de el manual de protocolo de la empresa. Este es un instrumento muy práctico, que refleja la organización de los actos en el mundo empresarial e institucional. Además, describe todas aquellas cuestiones que cada uno debe tener en cuenta para que, de acuerdo a sus características, su idiosincrasia, su estructura económica… y todas las variables que afecten a la vida misma de la empresa, consiga transmitir, mediante una optima gestión comunicacional, la imagen corporativa a todos los públicos a las que se la quiera trasladar. De esta forma se potencia la estrategia de política global interna de la empresa que haya decidido la gerencia de la organización.
Las relaciones cordiales nos facilitan el camino a la hora de cerrar mejores tratos y hacer más fluidos los negocios y las interacciones. Recordemos que no sólo los productos marcan la diferencia, sino también la marca que lo comercializa. Igual que es importante lo que ofrece. Cada día influye más el compromiso de la marca con la sociedad, tal y como lo percibe el cliente.
¿Cómo establecer un protocolo de empresa?
El verdadero éxito radica en implantar una estructura de organización de la gestión de comunicación, con una serie de normas, manuales de estilo, etc. que nos permita alcanzar nuestros objetivos. Se trata de un modelo de diferenciación poco costoso pero rentable y eficaz, a medio-largo plazo.
Hay que contemplar tres aspectos necesarios a la hora de crear un manual de protocolo:
- La política general de protocolo de empresa, que deberá definir estos objetivos posibles y las estrategias para desarrollarlos, además de la estructura definida y jerarquizada del servicio de protocolo necesario.
- Los aspectos de protocolo interno, que abarcan principalmente los aspectos de funcionamiento y jerarquía de la empresa.
- La sistematización concreta de los actos, orientada a objetivos y política concreta de la empresa. En esta parte deben reflejarse los aspectos organizativos tanto de las juntas de accionistas como de otros eventos propios de las empresas como son desayunos, visitas, inauguraciones, primeras piedras,…
Pero especialmente nunca olvidar que, como diría D. Felio Villarrubia, «protocolo es ciencia y arte… y para crear arte se necesita un trabajo previo de preparación y dedicación«.
Un trabajo de protocolo de empresa bien hecho garantiza una potenciación efectiva del trabajo de gestión y comunicación.
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